Departamento pessoal: estrutura e suas rotinas diárias

O departamento pessoal, ou DP como também é conhecido, é um setor muito importante dentro de uma empresa. Pois como o nome já diz, está relacionado a gestão das pessoas que fazem parte da organização.
Esse departamento faz uma ponte entre a empresa e os colaboradores, principalmente sobre as partes trabalhistas. Isso porque, é o DP que é responsável pela parte administrativa e documental dos funcionários.
Para entender melhor como esse setor funciona e como são suas rotinas, continue lendo! Separamos neste texto tudo o que você precisa saber para entender mais sobre as funções e obrigações do departamento pessoal. 
O que é um departamento pessoal?
O Departamento Pessoal é um setor que faz parte de diversas empresas, é responsável pela gestão de pessoas. Dessa forma, é uma área especializada na administração de questões burocráticas relacionadas aos funcionários, como folha de pagamento, férias e etc.
De modo geral, o departamento pessoal cuida de assuntos relacionados aos colaboradores, e é uma área crucial na administração de uma empresa, pois lida com toda a parte legal de se ter um funcionário.
O que o departamento pessoal faz?
O Departamento Pessoal, como já mencionado, é um setor responsável pela gestão de pessoas, mas da parte de tarefas para garantir o cumprimento administrativo entre os colaboradores e a empresa.
Portanto, o setor cuida dos contratos de trabalho, do pagamento dos salários e benefícios, do controle das férias e afastamentos. Além de manter a empresa de acordo com suas obrigações trabalhistas e sociais.
Entenda as diferenças entre DP e RH
Os dois setores estão ligados à gestão de pessoas, mas possuem algumas diferenças na maneira de funcionar dentro das empresas. Isso porque, o RH tem um foco na gestão estratégica de pessoas, já o DP é voltado para os processos administrativos das organizações que envolvem os colaboradores.
Recursos Humanos
Os recursos humanos em si, são todas as pessoas que fazem parte da organização, ou seja são os colaboradores, a força de trabalho. Já a gestão de RH é um setor voltado para a administração de pessoal focado em alinhar os objetivos da empresa com os colaboradores e promover a satisfação profissional deles e mantê-los motivados.
Dentro disso, estão atividades como a realização de processos de recrutamento e seleção, treinamentos e o gerenciamento das relações das pessoas com as empresas.
Departamento Pessoal
Já o Departamento Pessoal, também faz parte da gestão de pessoas, mas seu foco é outro. O DP é responsável por administrar os processos burocráticos e as relações trabalhistas e previdenciárias do empregador com os colaboradores.
Qual é a rotina do departamento pessoal?
O DP é o setor responsável por executar todos os pontos orientados pela legislação trabalhista. Portanto, dentro da sua rotina possui muitas atividades administrativas de gestão de pessoas.
As atividades que fazem parte da rotina do departamento pessoal são: o pagamento de INSS e FGTS, emissão da folha e o registro na carteira de trabalho, controle da jornada de trabalho, gerenciamento de benefícios e tributação são algumas das atividades do DP.
Mas além disso, o setor acaba tendo responsabilidades, como a intermediação com órgãos públicos. Isso acontece porque é necessário que a empresa faça constantemente atualizações de documentos, emissão de relatórios e de registros importantes. 
E isso é tão importante porque o DP é responsável por fazer com que a legislação seja seguida. Dessa forma, fica nas mãos do setor, a função de fazer com que as leis trabalhistas funcionem de forma adequada. 
Qual é a estrutura do departamento pessoal?
Para facilitar a gestão, o DP é constituído por três setores: Admissão, Compensação e Desligamento. Cada um responsável por distintas atividades. 
Admissão de funcionários
Dentro das divisões desse departamento temos a admissão de funcionários. Nesse momento, é referido a contratação, não ao recrutamento e seleção – que é uma atribuição do RH. 
Sendo assim, dentre as funções da admissão o DP tem como responsabilidade o processo de integração do novo colaborador dentro dos critérios administrativos e jurídicos.
Portanto, sua tarefa é o recolhimento dos documentos para admissão, registro junto aos órgãos trabalhistas, elaboração e validação do contrato de trabalho e a assinatura de carteira de trabalho.
Compensação de pessoal
Este outro, tem por atribuição cuidar de todo processo de gestão de pessoas a respeito do  dia a dia do funcionário na empresa, como:
Controle de frequência; 
Pagamento de salários e benefícios;
Férias;
Registro e apuração de ponto;
Gestão da jornada de trabalho;
Alterações salariais;
Pagamentos de taxas, impostos e contribuições; 
E compensação de tributação.
Demissão de funcionários
Já esse setor tem por atribuição cuidar de todo processo de quitação do contrato de trabalho. Isso inclui desde a representação da empresa junto aos órgãos oficiais – como o Sindicato ou a Justiça do Trabalho, por exemplo – , bem como a rotina de fiscalização.
O setor também fica encarregado das obrigações relacionadas à quebra de contrato trabalhista. 
Como organizar o departamento pessoal?
O DP tem muitas atribuições e por isso pode facilmente acabar muito desorganizado, prejudicando o desempenho do setor. Dessa forma, é preciso entender como organizar as atividades, e melhor, otimizá-las. Confira 4 passos para isso!
1 – Identifique as prioridades
A primeira coisa a se fazer, é entender quais são as suas prioridades. Para isso, faça uma lista da rotina do seu departamento, adicione todas as tarefas que são realizadas. Com essa relação você consegue visualizar melhor seus afazeres e o que é prioridade.
Assim, as suas demandas podem ser separadas por períodos, por exemplo, já que muitas atividades têm essa necessidade, como o fechamento de pontos e folhas de pagamento dos funcionários. Para isso, o que pode funcionar muito bem é a elaboração de um calendário anual.  
2 – Mapeie o seu processo
Agora que você já tem em mãos todas as suas atividades, use a lista do passo anterior para descrever o processo necessário para cumprir essas demandas. Isso vai facilitar a execução das tarefas no dia a dia. 
Um exemplo que podemos dar é na admissão: a criação de um passo a passo ou checklist da documentação necessária, formulários a serem emitidos, prazo para enviar ao eSocial e qual o tempo necessário para concluir essa tarefa.
Assim é possível ter um setor mais organizado e ter uma documentação para avaliar se os processos estão seguindo os trâmites necessários. E é claro que isso pode sofrer alterações e melhorias conforme o tempo e a necessidade.
3 – Delegue as tarefas
É importante que essas tarefas do departamento pessoal sejam distribuídas entre as pessoas do setor. Isso também é importante pois muitas tarefas, hoje em dia, foram automatizadas através de ferramentas tecnológicas. E assim, torna-se necessária a redistribuição de funções.
4 – Faça indicadores de desempenho
O que não é medido não pode ser gerenciado. Com isso, para que os seus processos de departamento pessoal sejam realmente efetivos é preciso identificar pontos de melhoria. Para isso, aplicar indicadores de desempenho é o ideal. Alguns indicadores que você pode aderir:
Absenteísmo
O absenteísmo é a ausência prolongada e repetitiva dos funcionários. Esse indicador pode demonstrar o engajamento dos colaboradores. Ou seja, o excesso de faltas pode ser a falta de motivação e satisfação com o trabalho. 
Através disso, é necessário adotar estratégias direcionadas a fim de diminuir essa quantidade de faltas.
Hora extra vs hora trabalhada
Com esse indicador, é possível avaliar se os colaboradores estão cumprindo além da sua jornada de trabalho. Isso é importante para compreender se os trabalhadores estão sobrecarregados e se há necessidade de fazer novas admissões. Ou se o operacional da empresa está dentro das regras.
Satisfação do funcionário
A satisfação do funcionário é um indicador muito importante, pois impacta diretamente nos resultados da organização. Por isso, é necessário saber se os colaboradores estão felizes em sua empresa.
Através de uma pesquisa com o pessoal é possível identificar e definir as ações que podem ser tomadas para melhorar o índice de satisfação.
Índice de reclamações trabalhistas
Esse índice refere-se a processos judiciais, o que pode gerar grande dor de cabeça para a empresa, bem como grandes custos. 
Por isso, é um indicador muito importante e precisa de muita atenção para que ele esteja o mais baixo possível.